184 Planificando con Base Cero

184  PLANIFICANDO CON BASE CERO

Escrito por Berthing León Villanueva, en Miami, FL, USA, el 31 de diciembre de 2017

Acatando las recomendaciones de nuestros asesores británicos de Blue Circle, en el marco de un seminario que en Febrero se realizó con los Directivos de las Empresas Mendoza, el Comité Ejecutivo de la Venezolana de Cementos (una de las empresas del grupo económico), en la persona del Sr. Armando Espinoza, decidió aplicar nueva metodología de planificación en las empresas y como era habitual en la cultura organizacional, reprodujo el material de apoyo (un folletico) que había recibido en el seminario y lo remitió adjunto a todas las plantas de la corporación, acompañando a una comunicación que sugería (ordenaba) la conveniencia de aplicar la metodología de Presupuesto con Base Cero que acababan de recibir. 

La comunicación enviada a Pertigalete estaba dirigida a Francisco Oriol, Gerente de Administración de la fábrica de cemento más grande de Latinoamérica y este convocó a su oficina a Bert para preguntarle si conocía algo de la técnica de Presupuesto Base Cero y plantearle, solicitarle, que de ser afirmativo, analice la factibilidad de implementarlo, por lo menos en una de las dos fábricas de cemento (Planta I por Vía Húmeda y Planta II por Vía Seca) que funcionaban en Pertigalete.

Bert respondió que Base Cero estudió en la Universidad Nacional Federico Villarreal de Lima y que pondría todo su empeño para que Pertigalete fuera la vanguardia en cuanto al diseño e implementación de las instrucciones emanadas del nivel directivo de la corporación.

Para avocarse a la concreción de este proyecto, la gerencia de Pertigalete conformó un equipo que sería conducido por Bert, al cual le asignaron, entre otros, dos Ingenieros Industriales transferidos desde el área operativa, pero al cabo de un mes Bert solicitó su disolución porque en primer lugar a estos ingenieros  les resultaba difícil de aceptar que un Administrador de Empresas como era Bert tuviera que conducir el proyecto y en segundo lugar, ellos no habían recibido Presupuestación con Base Cero en su formación académica ya que esta metodología aun no era muy común en las universidades, por tanto los ingenieros no querían entenderlo y estaban siempre dispersos porque no compartían el Base Cero desde el punto de vista filosófico y si no lo entendían, menos aún pudieran aplicarlo a cabalidad.

Al disolver el grupo de trabajo Bert decidió asumir solo esta titánica tarea y aplicó como tácticas la explicación de la parte conceptual y se esforzó en la motivación del personal ejecutivo con responsabilidades gerenciales y que movilizaba recursos que serían quienes en la práctica debería echarle números al presupuesto.

Su primer colaborador y “conejillo de indias” fue Eduardo Rincón Cano, Jefe del Departamento de Mantenimiento Mecánico de Planta II, un maracucho buena gente, Ingeniero mecánico, deportista (era su compañero en la natación diaria en la piscina del Club Náutico) que era un individuo laborioso y tesonero. Una vez que Eduardo  captó el aspecto filosófico del Presupuesto de Operaciones se puso a trabajar con afán, sin poner ninguna escusa y Bert lo recuerda porque algunos cálculos Eduardo los hacía en un reloj-pulsera que le había obsequiado su compadre, también maracucho, el Gerente General de Pertigalete, Luis García Belloso.

En Junio, Bert pasó a presupuestar los otros departamentos y para finales de julio había completado el Presupuesto de Operaciones de Planta II y avanzaba incansablemente y en simultáneo a motivar a los ejecutivos y levantar la información que permitiera realizar el presupuesto de Planta I. Para fines de Agosto había terminado todos los departamentos de operaciones y mantenimiento de ambas plantas y La Gerencia de Pertigalete le pidió que lo complementara con los departamentos de servicios industriales que servían a ambas plantas, tales como Cantera y Trituración, Taller Mecánico, Ensacado y Despacho. 

Cuando estuvo presupuestada ya casi toda la fábrica excepto algunas áreas que por lo fácil resultaban difíciles (SIC) es decir, eran “fáciles pero difíciles” porque lo difícil estribaba en que eran de naturaleza total y absolutamente distinta a las anteriores por ser del área administrativa (Departamentos de Administración, Relaciones Industriales y Ventas). Bert trabajó contra el reloj y contra el agotamiento; hizo un supremo esfuerzo y yaaaaaaaaaaaaa. Bert terminó el Presupuesto de Operaciones de toda la Fábrica de Cementos de Vencemos Pertigalete.

Días después debió agregar las inversiones previstas para reponer la flota liviana de transportes así como las reparaciones especiales no rutinarias para complementar lo que se denominó Presupuesto de Operaciones e Inversiones de la Planta de Pertigalete. Bert entregó este proyecto “a lápiz y en borrador” y fue aprobado por el Comité Directivo de la corporación para implementarlo en el siguiente ejercicio económico, a partir del 1° de Octubre.

Era el 30 de noviembre y en el espacio comprendido entre el estadio de beisbol y las oficinas de gerencia aterrizó un pequeño helicóptero y de él bajó Eugenio Antonio Mendoza para ser recibido por La Gerencia en pleno. Apagaron el rotor de ese “mosquito” y fueron a reunirse en las oficinas.

Habían transcurrido escasos 20 minutos desde el aterrizaje del Hughes 500 cuando en la puerta de su oficina Bert oyó dos golpecitos dados con los nudillos de la mano y dijo: “adelante”.

Se abrió la puerta e ingresó Eugenio Antonio, se saludaron entre colegas porque ambos habían estudiado Administración. Eugenio Antonio le solicitó 11 fotocopias del presupuesto porque dijo que tenía una reunión y que no consiguió ningún ejemplar disponible en Caracas así es que se movilizó para conseguirlo de una manera expedita.

Bert le explicó que ya no tenía el original, que se había extraviado entre tantas gestiones de fotocopiado, lo que tenía era una fotocopia de una fotocopia y que las cifras (escritas a lápiz) casi no se veían. Eugenio Antonio respondió que lo que le importaban no eran las cifras sino el concepto filosófico con que se elaboró. Bert ordenó sacar las fotocopias y se las entregó; se despidieron y el aparato despegó desde el helipuerto improvisado.

Transcurrieron unos meses y el Comité Directivo a través de la Gerencia General en Caracas decidió crear la Unidad de Planificación Estratégica, con un equipo de grandes quilates entre los que puedo mencionar a los Ingenieros con rango de Gerentes: Alfredo Mujica y Pompeyo Ríos, así como a los Economistas Guillermo Pantin y Miren Amaya Goicoechea, que brindaron a Bert bastante apoyo para “computarizarlo” y en tal sentido le proporcionaron una Apple II, que se considera que fue la primera computadora personal que llegó a Oriente, y después de optimizar el sistema, el equipo viajó con Bert a las otras plantas para implementarlo corporativamente.

Esta anécdota es un homenaje a los personajes y sus hechos que parecieran “invisibles” pero que demuestra la valía del recurso humano, el trabajo en equipo, la visión de la dirección de la empresa, y la importancia de las unidades de servicio para que las unidades operativas puedan funcionar.